店舗の在庫管理は地味な仕事なので、新人研修では短く済まされがちです。箱を開けて並べ、期限が切れた商品を下げ、決まった時間に発注を入れる仕事です。しかしこの仕事が崩れると、お客様の手に期限切れの商品が渡り、店は捨てるお金と売り逃すお金を同時に失います。
この記事は、コンビニやスーパーの新人が在庫でどんな判断をするのか、その判断をオンボーディングシナリオとしてどう練習させるかを扱います。店長、発注担当者、そして朝の品出しを一緒にする先輩スタッフに向けた記事です。
日付の表示は国によって違います
食品の日付表示は、国によって名前も意味も違います。日本では消費期限と賞味期限を分けて表示し、韓国は2023年から食品の日付表示を流通期限から消費期限に切り替えました。店ごとに、販売をやめるタイミングも別に決めています。だから新人が最初の週にすることは、表示の名前を覚えることではなく、自分の店がどの日付を基準に、いつ商品を下げるのかを確認することです。
新人が最初に詰まる四つの判断
以下の四つの場面のうち2〜4は、First Runのコンビニマップの発注・在庫担当のクエストにも入っています。
1. 新しい商品をどこに置くか
朝、牛乳とサンドイッチが届きました。棚の手前に空きがあったので、新人は新しい商品をそのまま手前に差します。速くてきれいに見えますが、日付の早い商品は奥に押しやられて残ります。先入れ先出し（FIFO）は先に入ったものを先に売るという原則で、日付の違う商品が混ざっているときは、日付の早いものから売る考え方です。
- Excellent：今ある商品を手前に出して日付を確かめ、新しい商品を奥に入れます。期限が近い商品は店の基準に従って別に表示します。
- Good：新しい商品は奥に入れましたが、今ある商品の日付は見ていません。
- Risky：忙しいので新しい商品を手前に差し、あとで整理すると言います。
- Poor：奥に期限切れの商品があるのを見ても、そのままにします。
2. 廃棄登録はあとでまとめてもいいか
夜12時、期限が過ぎたばかりの弁当が6個、棚に残っています。一緒に勤務する先輩は、廃棄登録は面倒だからそのまま捨てようと言います。似たことは今週だけで三回目です。登録せずに捨てると、システムは捨てた弁当をまだ在庫だと思い込みます。在庫があると見て発注画面は少なめを勧め、同じ弁当が毎回残るというサインも消えてしまいます。
- Excellent：マニュアルどおりすぐにスキャンして廃棄登録し、棚から下げます。同じ弁当が今週三回目の売れ残りだということを発注メモに書きます。
- Good：ひとまず棚から下げておき、勤務の終わりにまとめて廃棄登録します。
- Risky：先輩の言うとおり、登録せずにすぐ捨てます。
- Poor：朝までは大丈夫だろうと、棚にそのまま置いておきます。
廃棄記録は減点ではなく、次の発注の材料です。新人にこのつながりを見せなければ、廃棄登録はただの面倒な作業のままです。
3. 学園祭と雨の予報が重なった日の発注
明日から近くの大学で学園祭が三日間開かれ、天気予報では午後から雨です。発注の締め切りまであと1時間、システムの推奨数量はいつもの週末と同じくらいです。新人の発注担当は、勘で大きく増やしたり減らしたり、推奨数量にそのまま従ったりしたくなります。正解は根拠を合わせて見ることです。過去の学園祭期間の販売と天気を見て、品目ごとに判断します。
- Excellent：去年の学園祭期間の販売記録と天気を確認し、品目ごとに調整します。飲み物と傘は増やし、期限の短い弁当は少しだけ増やして、判断の根拠を発注メモに残します。
- Good：システムの推奨数量のまま発注します。
- Risky：雨なら人が減るだろうと、いつもより減らして発注します。
- Poor：学園祭だからと、全品目をいつもの倍で発注します。
4. 棚卸しの数が合わないとき
月末の棚卸しで、たばこ1カートンとペットボトルの水が数パック、システムより少なく、カップ麺は逆にシステムより多くなっています。本部への提出は明日です。隣の先輩は、システムの数字を実物に合わせれば終わりだと言います。原因は登録していない廃棄かもしれず、入荷検品のミスかもしれず、盗難かもしれません。
- Excellent：もう一度数えて確かめ、入荷・返品の伝票と照らし合わせます。説明できる差とできない差を分け、メモを添えてありのまま報告します。
- Good：差をそのまま本部に提出し、原因は来月見ようと言います。
- Risky：夜勤の人がたばこを持っていったのだろうと、次の勤務のときに直接問い詰めます。
- Poor：先輩の言うとおりシステムの数字を実物に合わせて直し、差は報告しません。
記録を飛ばすと起きること
在庫で起きるミスの多くは、その場では何も起こしません。手前に差した新しい牛乳、明日に回した廃棄登録、システムに合わせて直した数字は、その日は誰も気づきません。問題は数日後、ほかの人の前で表に出ます。お客様が期限切れの商品を見つけ、発注が狂い、在庫の差の原因を誰も説明できません。
だから在庫のオンボーディングシナリオは、今の結果よりも、次の人が受け取る結果を見せるのが効果的です。
在庫のオンボーディングシナリオをつくるときの注意点
- 日付の基準、販売をやめるタイミング、廃棄の手順は、その国の法律と店の基準に従います。
- 期限切れの商品を売る選択肢や、日付のラベルを貼り替える選択肢は、どんな状況でも正解になりません。
- 数字を合わせることより、差の原因を探したことをほめます。
- 発注の正解は一つの数字ではなく、根拠を残す習慣に置きます。
在庫管理の新人チェックリスト
- 自分の店が商品を下げる日付の基準を確認します。
- 先入れ先出しの陳列を自分でやってみます。
- 下げたその場で廃棄登録をしてみます。
- 過去の販売と廃棄を見ながら発注画面を読んでみます。
- 在庫の差が出たときに照らし合わせる記録の一覧を確認します。
コンビニマップ全体の構成はコンビニ新人研修シナリオで、ミスを隠さずに伝える習慣はヒヤリハット報告の新人研修で詳しく扱います。
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