La gestión del inventario de una tienda es un trabajo poco vistoso, así que suele ocupar poco espacio en el onboarding: abrir cajas, reponer los lineales, retirar lo caducado y hacer el pedido a tiempo. Pero cuando falla, el producto caducado acaba en manos de un cliente y la tienda pierde dinero dos veces, por lo que tira y por lo que no puede vender.
Este artículo recoge las decisiones de inventario que toma el personal nuevo de tiendas de conveniencia y supermercados, y cómo practicarlas como escenarios de onboarding. Va dirigido a encargados de tienda, a quienes hacen los pedidos y al personal veterano que repone junto a las nuevas incorporaciones por la mañana.
Las fechas cambian según el país
El nombre y el significado de las fechas de los alimentos cambian según el país. En la Unión Europea se distingue entre la fecha de caducidad y la fecha de consumo preferente; Japón también usa dos fechas, y Corea pasó en 2023 de una fecha de venta a una fecha de consumo como indicación principal. Además, cada tienda fija cuándo retira el producto de la venta. Por eso, la tarea de la nueva incorporación en la primera semana no es memorizar nombres, sino confirmar qué fecha usa su tienda y cuándo retira el producto del lineal.
Cuatro decisiones en las que se atasca el personal nuevo
Las escenas 2 a 4 también son misiones del puesto de Pedidos e inventario en el mapa de la tienda de conveniencia de First Run.
1. ¿Dónde va el producto nuevo?
Por la mañana llegan leche y sándwiches. Hay hueco en la parte delantera del lineal y la nueva incorporación coloca ahí el producto nuevo. Es rápido y queda ordenado, pero el producto con fecha más próxima queda empujado al fondo. FIFO («primero en entrar, primero en salir») significa vender primero lo que llegó antes y, cuando las fechas se mezclan, vender primero la fecha más próxima.
- Excellent: adelantar el producto que ya estaba y revisar sus fechas, y colocar el nuevo detrás. Marcar lo que está cerca de la fecha según el criterio de la tienda.
- Good: colocó el producto nuevo detrás, pero no revisó las fechas del que ya estaba.
- Risky: puso el producto nuevo delante porque había prisa, con la idea de ordenarlo después.
- Poor: vio producto caducado al fondo y lo dejó ahí.
2. ¿Puede esperar el registro de mermas?
A medianoche, en el lineal quedan seis comidas preparadas a las que se les acaba de pasar la fecha. El compañero de turno dice que registrar la merma es un fastidio y que las tiréis sin más. Es la tercera vez esta semana. Si se tiran sin registrar, el sistema sigue contándolas como stock. La pantalla de pedidos propone pedir menos, y desaparece la señal de que esa misma comida sobra una y otra vez.
- Excellent: escanear y registrar la merma enseguida, como dice el manual, y retirarlas del lineal. Anotar en la nota de pedidos que es la tercera vez esta semana que sobra esa misma comida.
- Good: las retira del lineal por ahora y registra toda la merma junta al final del turno.
- Risky: las tira sin registrar, como dice el compañero.
- Poor: las deja en el lineal pensando que hasta la mañana no pasa nada.
El registro de mermas no es una penalización: alimenta el siguiente pedido. Si el onboarding no muestra esa relación, registrar mermas sigue siendo una tarea pesada.
3. Hacer el pedido cuando coinciden unas fiestas universitarias y la lluvia
Mañana empiezan las fiestas de una universidad cercana, que duran tres días, y la previsión da lluvia por la tarde. Queda una hora para el cierre de pedidos y el sistema propone cantidades parecidas a las de un fin de semana normal. Quien acaba de empezar con los pedidos tiene la tentación de subir o bajar mucho a ojo, o de aceptar sin más la propuesta. La respuesta correcta es mirar los datos juntos: las ventas de las fiestas anteriores y el tiempo, decidiendo producto por producto.
- Excellent: revisar las ventas de las fiestas del año pasado y el tiempo, y ajustar producto por producto. Pedir más bebidas y paraguas, solo un poco más de comida preparada de fecha corta, y dejar el razonamiento en la nota de pedidos.
- Good: pide las cantidades que propone el sistema, tal cual.
- Risky: pide menos de lo normal, porque con lluvia vendrá menos gente.
- Poor: pide el doble de todo, porque hay fiestas.
4. El recuento de inventario no cuadra
En el recuento de fin de mes, un cartón de tabaco y unos cuantos packs de agua están por debajo de la cifra del sistema y, en cambio, los fideos instantáneos están por encima. Hay que enviarlo a la central mañana. Un compañero dice que basta con ajustar el sistema a lo que hay en el lineal. La causa puede ser una merma sin registrar, un error al recibir la mercancía o un robo.
- Excellent: volver a contar para confirmar y cotejar con los albaranes de recepción y devolución. Separar las diferencias que se pueden explicar de las que no, e informar tal cual, con notas.
- Good: envía las diferencias tal cual a la central y deja la causa para el mes que viene.
- Risky: decide que el turno de noche se llevó el tabaco y se lo echa en cara en su siguiente turno.
- Poor: ajusta las cifras del sistema a lo que hay, como dice el compañero, y no informa de nada.
Qué pasa cuando se saltan los registros
La mayoría de los errores de inventario no provocan nada en el momento. La leche nueva colocada delante, la merma que se deja para mañana, la cifra ajustada al sistema: ese día nadie se da cuenta. El problema aparece días después delante de otra persona. Un cliente encuentra un producto caducado, un pedido sale mal y nadie sabe explicar una diferencia de inventario.
Por eso los escenarios de onboarding sobre inventario funcionan mejor cuando muestran lo que recibirá la siguiente persona, no solo el resultado inmediato.
Claves para escribir escenarios de onboarding sobre inventario
- Los criterios de fechas, el momento de retirar el producto y los procedimientos de merma siguen la ley local y el criterio de la tienda.
- Una opción que vende producto caducado o cambia la etiqueta de una fecha nunca puede ser la respuesta correcta.
- Se premia encontrar la causa de una diferencia más que hacer que las cifras cuadren.
- La respuesta correcta en los pedidos es el hábito de dejar el razonamiento, no una cifra concreta.
Lista de comprobación de inventario para el personal nuevo
- Confirmar qué fecha usa la tienda para retirar el producto.
- Hacer uno mismo la reposición FIFO.
- Registrar la merma en el mismo momento en que se retira el producto.
- Leer la pantalla de pedidos junto a las ventas y mermas pasadas.
- Confirmar la lista de registros que hay que cotejar cuando un recuento no cuadra.
El mapa completo de la tienda de conveniencia se explica en Escenarios de incorporación en tiendas de conveniencia, y el hábito de comunicar los errores en lugar de ocultarlos en Formación en reporte de cuasi accidentes.
Prueba situaciones reales como misiones de onboarding
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