Una nueva incorporación suele tratar a los proveedores de una de dos formas extremas. Hay quien piensa que, como somos quienes pagamos, basta con exigir. Y hay quien da por hecho que el proveedor sabe más y se cree lo que dice. Lo primero estropea la relación; lo segundo hace perder el criterio.
Subcontratista, proveedor, productor, fabricante de equipos: el nombre cambia según el sector, pero lo que tiene que aprender una nueva incorporación es lo mismo. La norma la mantenemos nosotros, y los problemas los resolvemos juntos. Este artículo usa las misiones con proveedores de los mapas de la cooperativa, la fábrica de semiconductores, la obra y la empresa TI de First Run para explicar ese criterio.
Mantén la norma y mejora junto al proveedor
Esta es una misión de compras de la cooperativa. La ensalada cortada de un nuevo proveedor cumple los requisitos legales, pero la prueba microbiológica del centro de inspección ha dado un resultado por encima de la norma voluntaria propia de la cooperativa. El hueco en el catálogo de dentro de dos semanas ya está reservado, y el proveedor pregunta cuál es el problema si es legal.
- Es legal, así que sacarla en el catálogo según lo previsto: Deficiente
- Lanzarla según lo previsto y aumentar las pruebas después del lanzamiento para vigilarla: Arriesgado
- Retrasar el lanzamiento dos semanas, dejar vacío el hueco del catálogo y decirle sin más al proveedor que los resultados han salido mal y que lo mejore y vuelva a traerlo: Bueno
- Explicar que la norma es nuestra promesa a los socios y compartir los resultados. Trabajar con el proveedor en causas como la higiene y el control de temperatura, incluirla solo cuando supere una nueva prueba y llenar este hueco del catálogo con otro artículo: Excelente
Lo esencial es por qué la respuesta marcada como Bueno no llega a Excelente. La norma se mantuvo, pero sin compartir los datos ni las causas probables, el proveedor no sabe qué corregir y la mejora se ralentiza. El punto clave de la retroalimentación es breve: cuando pidas una mejora, comparte los datos. Si compartes los resultados y mejoras junto al proveedor, como en la respuesta Excelente, el proveedor también llega a cumplir la norma de la cooperativa y se convierte en un colaborador a largo plazo.
La respuesta marcada como Arriesgado también merece atención. Hacer más pruebas está bien, pero mientras tanto un producto que no cumplió la norma llega a la mesa de los socios. Las pruebas están para filtrar antes del lanzamiento.
Las malas noticias se superan juntos
En el mismo mapa de la cooperativa, la representante de los productores asociados viene a contar que, por las largas lluvias de este verano, los tomates directos del productor solo llegarán a un 60% del volumen previsto durante las próximas tres semanas. Los socios ya han hecho sus pedidos.
- Cubrir lo que falta con tomates del mercado y entregarlos con la etiqueta de directo del productor: Deficiente
- Para evitar confusiones, cancelar todos los pedidos de tomate durante tres semanas y devolver el dinero: Arriesgado
- Entregar lo disponible y tratar el resto como falta de existencias, con reembolso: Bueno
- Confirmar enseguida los volúmenes, repartirlos de forma justa según las normas y contar a los socios con honestidad, en el aviso de entrega, lo de la lluvia y la situación de la granja, con los nombres de los agricultores. Reembolsar lo que falte y no sustituirlo a escondidas con productos de otro origen: Excelente
La primera respuesta falsea el origen y destruye la confianza en todo el sistema de venta directa del productor. La segunda parece ordenada, pero el 60% que sí creció se queda sin destino y los productores pierden todavía más. La tercera es práctica, pero las palabras “sin existencias”, por sí solas, no les dicen a los socios por qué. La retroalimentación de la respuesta Excelente incluye esta idea: un aviso honesto suele volver en forma de socios que dicen que quieren apoyar a estos agricultores. Una relación consiste en atravesar juntos los años malos, no solo los buenos.
Negociar precios es mirar juntos los números
El productor pide subir un 15% el precio del contrato de arroz del año que viene porque han subido los fertilizantes y el combustible. El comprador de la cooperativa dice que los socios aceptarán un 5% como mucho. Mencionar que otros ofrecen arroz más barato y presionar para cerrar en un 5% es Deficiente: un 5% conseguido a base de presión puede volver en forma de productores que se van o de calidad que baja. Cerrar rápido a mitad de camino, en un 10%, se queda en Bueno. Partir la diferencia sin datos significa que nadie comprobó si de verdad cubre los costes de producción. Lo Excelente es revisar junto con el productor los datos de costes de producción, estudiar escalonar la subida o recortar costes de envasado y logística por parte de la cooperativa, y explicar a los socios las razones de la subida.
Aunque trabaje el proveedor, el procedimiento es nuestro
En la misión del ingeniero de equipos de la fábrica, un técnico del proveedor viene a cambiar el generador de RF de un equipo de grabado. Desde la línea dicen que, como el equipo está en reposo y el panel apagado, se salte el LOTO (bloqueo y etiquetado de las fuentes de energía) de 20 minutos. Aquí hay una respuesta incorrecta que las nuevas incorporaciones eligen con facilidad: como el proveedor escribió el manual de servicio, dejar que siga su propio procedimiento y decida sobre el LOTO. Es Deficiente. La retroalimentación es clara: los proveedores también siguen los procedimientos de seguridad de esta fábrica, y el responsable del equipo responde del permiso de trabajo y de confirmar el LOTO con ellos.
En la misión del PM de puesta en marcha de línea, la semana que viene deben entrar cuatro equipos nuevos, pero instalaciones dice que la conexión (hook-up) de gases de proceso y extracción no estará lista hasta dentro de diez días.
- Mantener la fecha: que el proveedor tienda líneas temporales de gas y extracción para empezar la puesta a punto mientras instalaciones termina: Deficiente
- Mantener por ahora el cronograma oficial, porque instalaciones suele recuperar el retraso: Deficiente
- Retrasar diez días todas las actividades sin comprobar qué podría avanzar en paralelo: Arriesgado
- Rehacer un único cronograma con instalaciones y el proveedor, adelantar lo que no necesita hook-up y comunicar el impacto: Excelente
El trabajo de un PM de puesta en marcha es fundir en uno los cronogramas separados de cada departamento y de cada empresa. Ni dejar en manos del proveedor una solución provisional ni hacer como si el cronograma no supiera de un retraso que todo el mundo conoce es la respuesta.
Un retraso no termina en culpar al proveedor
En una misión del mapa de la empresa TI, un proveedor externo se retrasa dos semanas. Solo culpar al proveedor es Deficiente; la respuesta correcta es escalar al proveedor y a nivel interno con las condiciones del contrato y el impacto como base. Aunque la causa del retraso esté en el proveedor, gestionar su impacto es trabajo de nuestro proyecto.
En la obra se aplica el mismo principio. Cuando la certificación de un subcontratista supera lo que muestran los registros, retener todo el pago bloquea incluso el importe que nadie discute y puede retrasar los salarios de los trabajadores del subcontratista. La respuesta correcta es pagar a tiempo el importe verificado y volver a medir el resto junto con el subcontratista. Esta misión se explica en detalle en Onboarding en construcción y seguridad.
Lista de comprobación para formar en gestión de proveedores
- ¿Se incluyen como respuestas incorrectas tanto presionar al proveedor como creerse sin más lo que dice?
- ¿La respuesta correcta mantiene la norma y a la vez comparte con el proveedor los datos de los resultados y las causas?
- ¿Ocultar un problema de suministro o sustituir el producto a escondidas es la peor respuesta?
- ¿Se explica por qué, en una negociación de precios, un acuerdo a mitad de camino sin datos se queda corto?
- ¿Se cubre que, aunque trabaje el proveedor, los procedimientos de seguridad siguen siendo responsabilidad nuestra?
- ¿Hay una misión que funda en uno los cronogramas separados de cada empresa?
- ¿Hay una misión que escale un retraso con las condiciones del contrato y el impacto?
Las reglas comunes a los escenarios por sector están en Onboarding por sector: escenarios más allá de TI, y la respuesta a las quejas de clientes y vecinos, en Gestión de quejas: actuar, no justificarse.
Prueba situaciones reales como misiones de onboarding
Elige Comprador de producto en el mapa de la cooperativa para jugar las misiones con proveedores, y sube de nivel para desbloquear las de los productores asociados. Jugar el onboarding