Traspasar el trabajo es una de las primeras cosas que se le piden a una nueva incorporación. En los centros con trabajo por turnos, ya en la primera semana hay que pasar el relevo al turno siguiente, y en la oficina se escriben notas de traspaso cada vez que alguien se va de vacaciones o cambia de puesto. Sin embargo, casi nadie lo practica. La mayoría aprende cuando un compañero veterano le pasa su plantilla y se limita a rellenar los huecos.
Una plantilla te muestra los huecos. No te dice qué es lo más urgente. Los mapas de la fábrica de semiconductores, la obra, la cooperativa y la empresa TI de First Run incluyen momentos en los que el trabajo pasa a la siguiente persona. Este artículo usa esas misiones para explicar qué hace que un traspaso sea bueno.
Relevo de turno: registro y conversación a la vez
Esta es una misión de planificación de producción en la fábrica. Faltan treinta minutos para que termine el turno de noche. Un equipo se cayó a las 4 de la madrugada, dos lotes están en retención (hold) a la espera de la disposición de ingeniería y a un lote se le está acabando el Q-time.
- Decirle al responsable del turno de día “todo bien salvo un equipo, los detalles están en MES” e irte a casa: Deficiente
- Pegar en la nota de traspaso todo el registro de eventos de MES de la noche para que no falte nada: Arriesgado
- Quedarte después del turno y cerrar tú todos los temas pendientes para que el turno de día empiece limpio: Arriesgado
- Redactar el estado del equipo, los lotes retenidos y sus responsables, el Q-time restante y las acciones abiertas, y luego repasarlo en persona con el responsable del turno de día: Excelente
Las tres respuestas incorrectas son las tres formas en que falla un traspaso. La primera transmite demasiado poco: los lotes retenidos y el lote con Q-time, lo más urgente, ni se mencionan. La segunda transmite demasiado: está todo, pero el Q-time sigue corriendo mientras el siguiente turno interpreta el registro. La tercera no traspasa nada: las decisiones tomadas con agotamiento invitan a cometer errores, y el siguiente turno no sabe qué pasó. El trabajo por turnos da por hecho que se traspasa.
La respuesta Excelente hace dos cosas a la vez. El registro no deja nada fuera, y la conversación transmite las prioridades.
Cuando el registro y la realidad se separan
La mitad de un traspaso es el registro. La siguiente persona decide a partir de lo que no dijiste en voz alta. Si el registro se aleja de la realidad, el traspaso transmite información falsa.
En la misión de MES de la fábrica se cae un equipo de medición de espesor de película, y el operario propone que, como el lote corre contra el Q-time, le den salida manual del paso de medición en MES y lo midan más tarde. Hacerlo es Deficiente: MES muestra el lote como medido cuando no lo está. Mover primero el lote y actualizar MES en bloque al final del turno también es Deficiente, porque mientras tanto todos los demás deciden con información errónea. Poner el lote en retención y esperar al equipo de medición es Arriesgado: no saltarse el paso es correcto, pero una retención debería abrir una conversación con el responsable. Lo Excelente es no saltarse el paso, obtener de metrología y procesos una disposición aprobada y registrar el motivo en MES.
En la obra, el día antes de cerrar los falsos techos, no hay registro de la prueba de presión de los rociadores de la planta 7. El subcontratista de protección contra incendios dice que la prueba se hizo y que solo falta el papeleo. Rellenar tú el formulario con los valores que te dictan es Deficiente. Crear el registro de una prueba que no presenciaste es un registro falso, y la responsabilidad recae en quien lo escribió.
Deja resuelto hoy el trabajo de mañana
El ingeniero de obra redacta la orden de trabajo de mañana. La cuadrilla de encofrado y la de armaduras quieren la misma zona de la planta 13 mañana por la mañana, las dos necesitan la grúa torre, y la cuadrilla de electricidad tiene que tender los tubos antes del hormigonado.
- Darle la grúa al subcontratista más grande y que los demás se arreglen en la obra: Deficiente
- Meter a las tres cuadrillas en la misma zona a la vez y darle la grúa a quien la pida primero: Arriesgado
- Informar de la situación al jefe de equipo y transmitir la orden que él decida: Bueno
- En la reunión de coordinación de la tarde, acordar con los tres encargados el orden, las zonas y los horarios de la grúa, escribirlo en la orden de trabajo y confirmarlo de nuevo en la TBM de la mañana: Excelente
La retroalimentación de la respuesta marcada como Bueno es especialmente útil para las nuevas incorporaciones. Informar estaba bien, pero la orden de trabajo es el documento que le toca coordinar al ingeniero de obra, así que la próxima vez lleva tu propia propuesta y pide que la revisen. Trasladar un problema hacia arriba no es lo mismo que trasladar la decisión. La estructura de la respuesta Excelente es la misma que la del relevo de turno: ponerlo por escrito y después confirmarlo hablando en la reunión TBM de la mañana.
Avisa pronto del retraso
La otra cara de un traspaso es el aviso de retraso: comunicar a la siguiente persona, a tu responsable o a otro equipo que las cosas no van según lo previsto. Los cuatro mapas califican los avisos de retraso de la misma manera.
El PM de puesta en marcha de línea de la fábrica se entera de que dos uniones de una nueva línea de gas no han pasado la prueba de fugas con helio, lo que costará una semana. Faltan dos semanas para la entrega a operaciones, y nadie por encima lo sabe.
- Pedir al contratista que lo dé por bueno sin repetir la prueba, ya que la fuga era mínima: Deficiente
- Todavía hay margen para recuperar, así que cubrir la semana con trabajo nocturno y de fin de semana sin decir nada: Deficiente
- Informar cuando estén los resultados de la nueva prueba, para comunicar hechos y no suposiciones: Arriesgado
- Informar ahora al patrocinador y a operaciones: la causa, el impacto en la fecha de entrega, las opciones de recuperación y las decisiones necesarias: Excelente
La tercera es la que más eligen las nuevas incorporaciones. Informar solo de lo seguro parece concienzudo. Pero cuando ya es seguro, no queda tiempo para elegir alternativas. Marca como incierto lo que es incierto e informa ahora. Como dice la retroalimentación, un retraso comunicado pronto pasa a formar parte del plan; un retraso comunicado tarde se convierte en un incidente.
El ingeniero de contratos y costes de la obra tiene que presentar un plan de recuperación después de que una larga temporada de lluvias retrasara diez días la estructura. Una de las peores respuestas es ajustar las fechas previstas del cronograma para que el retraso no se vea hasta el informe del mes siguiente. La misión de PMO de la empresa TI plantea la misma pregunta: cuando está claro que una funcionalidad clave se retrasará tres días, lo primero es resumir la causa, el impacto y las opciones y avisar ya a las partes interesadas, mientras que recortar el alcance en silencio es Arriesgado.
En la misión de operaciones del centro de la cooperativa, dos repartidores avisan de que están enfermos un lunes por la mañana con mucho trabajo. Saltarse hoy la ruta sin cubrir y repartir mañana sin avisar a los socios es Arriesgado. Más grave que los congelados lleguen un día tarde es que los socios de la lista de vigilancia ni siquiera sepan por qué no fue nadie. Retrasar todas las rutas y enviar un mensaje por la app es Bueno; replanificar las rutas para atender primero las entregas por grupos con muchos congelados y a los socios de la lista de vigilancia, y avisar a los socios a los que se llegará tarde, es Excelente.
Qué debe incluir una nota de traspaso
Si juntas las respuestas calificadas como Excelente, aparecen los elementos comunes a las notas de traspaso y a los avisos de retraso.
- Estado actual: en qué punto están ahora el equipo, el trabajo o la ruta
- Temas abiertos y responsables: qué no está terminado y quién está esperando para decidir
- Plazos límite: Q-time, horas de hormigonado, congelados, fechas de entrega, todo lo que no puede esperar
- Siguiente acción: qué debe hacer primero la siguiente persona
- Incertidumbres: qué no se sabe todavía y cuándo se sabrá
- Decisiones necesarias: en un aviso de retraso, qué tiene que decidir quien lo lee
Y no transmitas esta lista solo por escrito. Confirma los dos o tres temas más urgentes cara a cara o por teléfono.
Lista de comprobación para escenarios de traspaso
- ¿Se tratan como respuestas incorrectas transmitir demasiado poco, demasiado y nada en absoluto?
- ¿La respuesta correcta es la que combina un registro con una conversación?
- ¿Los escenarios cubren registros que se alejan de la realidad (atajos manuales, registros a posteriori)?
- ¿Distinguen entre trasladar un problema hacia arriba y llevar tu propia propuesta?
- ¿Se evita que informar solo cuando hay certeza sea la respuesta correcta?
- ¿Se explica por qué ocultar un retraso es la peor respuesta?
- ¿Las notas de traspaso incluyen los plazos límite y la siguiente acción?
Para las reglas de diseño comunes a todos los sectores, lee Escenarios de onboarding para sectores más allá de TI. El orden para informar cuando ves un peligro se explica en Cómo enseñar a las nuevas incorporaciones a reportar casi accidentes.
Prueba situaciones reales como misiones de onboarding
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